Jak skutecznie przechowywać dokumentację celną? Przewodnik dla przedsiębiorców.
Jak skutecznie przechowywać dokumentację celną? Przewodnik dla przedsiębiorców.
W dynamicznym świecie handlu międzynarodowego przedsiębiorcy stają przed wyzwaniami związanymi z obowiązkami celnymi. Jednym z nich jest odpowiednie prowadzenie i przechowywanie dokumentacji celnej, co ma kluczowe znaczenie nie tylko dla zgodności z przepisami, ale także dla płynności operacji handlowych. Czy wiesz, jakie dokumenty należy przechowywać i jak długo? Dowiedz się, jak zadbać o ten aspekt swojej działalności.
Dlaczego dokumentacja celna jest ważna?
Dokumentacja celna to nie tylko formalność – to fundament sprawnie działającego biznesu. Regulacje wynikające z Customs (Records) (EU Exit) Regulations 2019 nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania dokumentów związanych z importem, eksportem i obliczaniem ceł. Brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do opóźnień, kar finansowych czy utraty preferencji celnych.
Warto pamiętać, że HMRC (brytyjski urząd celny) może w każdej chwili zażądać dostępu do tych danych, aby sprawdzić, czy Twoja firma działa zgodnie z przepisami.
Co należy wiedzieć o prowadzeniu dokumentacji?
Jakie dokumenty przechowywać?
Przedsiębiorcy muszą gromadzić dokumenty takie jak:
- deklaracje celne,
- faktury handlowe,
- dowody zapłaty ceł,
- dokumenty potwierdzające pochodzenie towarów.
W jakiej formie?
Dokumenty można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem, że są łatwo dostępne dla inspektorów HMRC.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Standardowy okres wynosi 3 lata od końca roku, w którym np. zaakceptowano deklarację celną. W niektórych przypadkach, np. dla towarów eksportowanych objętych umowami preferencyjnymi, okres ten może wynosić nawet 5 lat.
Dlaczego warto zadbać o zgodność?
Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do:
- wysokich kar finansowych,
- trudności w rozliczeniach celnych,
- utraty zaufania klientów i partnerów biznesowych.
Jeśli prowadzisz handel międzynarodowy, szczególnie z krajami objętymi umowami handlowymi (np. Australią, Koreą Południową czy Nową Zelandią), brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować utratą preferencyjnych stawek cła.
Wsparcie J. Dauman Logistics
JDL to Twój zaufany partner w obsłudze celnej. Specjalizujemy się w kompleksowej obsłudze celnej , w tym w doradztwie , przygotowaniu dokumentacji oraz wsparciu podczas kontroli z HMRC. Eksperci z JDL dostarcza Ci praktycznych wskazówek oraz wsparcia, dzięki którym twoja firma będzie działać sprawnie i zgodnie z przepisami. Odpowiednie przechowywanie i archiwizacja dokumentów zgodnie z wymogami HMRC pozwala uniknąć kosztownych błędów i kar.
……………………………………………………………………………………….
Skontaktuj się z nami i powierz kwestie celne ekspertom!
